Ocjenjivanje vatrogasnih službenika – prijevod

Johannes Feyrer
Harald Herweg
Hermann Schröder

Jedna tema- tri pokušaja rješavanja problema iz Berlina, Kölna i iz Savezne vatrogasne škole Baden-Württemberg

Nadređeni trebaju redovno ocjenjivati službenike- i s time i vatrogasne službenike. Osnovni problem leži u obrascima za vrednovanje koji su predloženi od strane kadrovske službe koji nisu dovoljno koncipirani za posebnu situaciju vatrogasnih službenika u odnosu na upravne službenike. Na primjeru vatrogasaca iz Berlina, profesionalnih vatrogasaca Köln i Savezne vatrogasne škole Baden-Württemberg opisuje se u ovom članku novi model ocjenjivanja.

Gotovo svi pripadnici savezno zaštitne službe u Njemačkoj su službenici, od profesionalnih početnika sve do šefova vatrogasaca. Zbog toga poslodavac ocjenjuje vatrogasce po ocjenjivačkim uputama službenika. Te upute su najčešće namijenjene upravnim službenicima, a osobitosti vatrogasne službe se gotovo nikada ne uzimaju u obzir. Te osobitosti su:
– intervencija u djelomično ekstremnim uvjetima (veliki vremenski pritisak, životno opasna djelatnost, posebni javni (medijski)interesi; Slika1);
– različita i kompleksna područja rada, velikim dijelom iz različitih stručnih područja (asistenti spašavanja, ronioci, voditelji čamaca za gašenje, mašinisti /upravljači dizalica itd.);
– usko povezana životna zajednica vatrogasaca s nadređenima u smjenskom radu s posljedicom stvaranja veće međuljudske bliskosti i međusobnog upoznavanja privatnog života u odnosu na druga područja gradske uprave:
– posebni značaj fizičke radne sposobnosti (slika 2).

Da bi se mogle uzeti u obzir ove osobitosti za ocjenjivanje uspjeha vatrogasnih službenika, nekoliko vatrogasnih službi razvilo je specifično Ťocjenjivanje vatrogasacať. Pri tome se pokušalo navesti mehanizme koji bi po mogućnosti s vremenom spriječili Ťinflacijski razvojť, kao što se primijetilo kod svih sistema ocjenjivanja. Naime, dokazano je da se s vremenom korištenja sistema ocjenjivanja prosjek ocjena popravljao, a na taj način je raspon između najboljih i najlošijih ocjena bio sve manji (slika3).
S ovog gledišta predstavit će se u daljnjem tekstu novi razvijeni sistemi ocjenjivanja profesionalnih vatrogasaca Berlina i Kölna te Savezno vatrogasne škole Baden-Württemberg.

Novi sustav ocjenjivanja berlinskih vatrogasaca
Cilj novog sustava ocjenjivanja je njegovo uvođenje u suvremeni kadrovski meneđment s uvažavanjem današnjih uvjeta rada. Važno je da se uzme u obzir činjenica da u današnje vrijeme službene snage moraju pokrivati višestruka područja rada s različitim zahtjevima. Buduća službena ocjenjivanja ne bi trebala dokumentirati samo uspjehe iz prošlosti jedne službene osobe, već bi se trebala koristiti kao budući, orijentacijski instrument razvoja osoblja, tako da se spoznaje i potiče individualna osoba. Ovaj novi način ocjenjivanja nudi za stručnije kadrovsko odlučivanje bolju osnovu, i to na način da se individualne pozitivne i negativne strane uspoređuju sa tzv. traženim profilom.

Što je zapravo novo?
Sljedeće točke su novacije:
– traženi profil kao osnovica i sastavni dio ocjenjivanja;
– traženi profil je mjerilo za ocjenjivanje;
– dosljedna usporedba traženog profila s individualnim učinkom;
– komunikacija kao čvrsti sastavni dio načina rada;
– sposobnost prosuđivanja;
– uvođenje drugog ocjenjivača;
– stupnjevi ocjenjivanja od A do E koji se ne uspoređuju s dosadašnjim vrijednosnim brojevima.

Ocjenjivanje uslužnosti se u potpunosti ne može izbjeći. Međutim novi sustav ocjenjivanja može zbog svog izvođenja procesno orijentirajućeg postupka, zbog transparentnosti i predodređenim komunikacijskim strukturama pridonjeti sprečavanju paušalnog izjednačavanja te smanjenju ocjenjivanja uslužnosti.
Traženi profili predstavljaju osnovni instrument za razvijanje osoblja. Traženi profil opisuje sposobnost i kompetentnost (stručnu, metodičku i socijalnu kompetentnost) koja su nužna za ispunjavanje zadataka i zahtjeva pojedinih radnih mjesta. Predmet traženog profila je područje rada, a ne osoba. Traženi profili pokazuju kako se radno mjesto razvijalo, te kako će se razviti. Izrada i korištenje traženog profila vodi do konkretnih razmišljanja o zadacima i njihovom daljnjem razvitku. Traženi profili uvode i nove zahtjeve u pogledu na izbor osoblja i razvoj osoblja.

Službeni uspjesi ocjenjivat će se u buduće po obilježjima uspjeha u odnosu na:
– stručnu kompetenciju,
– ponašanje prema uspjehu,
– socijalnu kompetenciju,
– ponašanje prema drugim ljudima, te odnos prema mušterijama i
– ponašanje kao voditelj, kao i po obilježjima prema traženom profilu (kao što su odgovornost kućnog proračuna, metodološka kompetencija), te po pojedinačnim obilježjima kao što su:
– raspodjela vremena,
– samostalnost,
– srvsishodnost djelovanja,
– načina izražavanja,
– kooperativno ponašanje,
– ophođenje u konfliktnim situacijama,
– ponašanje u odnosu na odlučivanje,
– ekonomsko djelovanje,
– poticanje osoblja
– Controlling.

Povodi za ocjenjivanjem

Redovno ocjenjivanje
Službenici se najkasnije svakih pet godina, nakon posljednjeg ocjenjivanja moraju ponovno ocjeniti. Međutim redovno se ocjenjivanje provodi tek nakon šestomjesečnog promatranja zadanih zadataka. Službenici koji su navršili 50. životnu dob ocjenjuju se redovno samo na osnovu osobnog zahtjeva. Službenici iste platne kategorije se ocjenjuju zajedno na određeni dan.

Ocjenjivanje zbog posebnog povoda
Sljedeći povodi traže također provedbu službenog ocjenjivanja:
– kod promjene radnog mjesta,
– kod natječaja za unapređenje,
– na zahtjev (npr. kod natječaja),
– kod promjene dužnosti koja nije privremena,
– kod izobrazbe koja traje više od šest mjeseci,
– prije nastupanja oslobađanja službe koja će trajati najmanje šest mjeseci.

Od ocjenjivanja zbog posebnog povoda se može odstupiti, ako je od zadnjeg službenog ocjenjivanja prošlo manje od godine dana.

Prvi i drugi ocjenjivač

Prvi ocjenjivač
Prvo ocjenjivanje provodi pripadnik više ili visoke vatrogasno-tehničke službe. Prvi ocjenjivač po pravilu je neposredni nadređeni koji poznaje suradnika te ga zbog redovne i uske suradnje može ocjeniti. Osim toga prvi ocjenjivač mora prikupite izvješća od drugih suradnika koji poznaju ocjenjivanu osobu na osnovu redovne i uske suradnje. Sadržaj ovih izvješća (izvješća o službenom uspjehu) predaju se pismenim putem. U iznimnim slučajevima, ako je neposredni nadređeni npr. zbog duže bolesti spriječen, može i drugi suradnik više ili visoke vatrogasno-tehničke službe biti sazvan u prvog ocjenjivača. Prvi ocjenjivač sastavlja po vlastitoj odgovornosti ocjenu uspjeha i procjenu sposobnosti, i nije vezan za uputstva (tablica 1).

Drugi ocjenjivač
U okviru novog sustava ocjenjivanja postoji dvostupanjski ocjenjivački postupak koji predviđa drugog ocjenjivača (tablica 2). Drugi ocjenjivač je pripadnik visoke vatrogasno-tehničke službe. Drugi ocjenjivač je odgovoran za primjenu jedinstvenih mjera ocjenjivanja i za potvrđivanje službene ocjene. U pojedinim slučajevima može drugi ocjenjivač, na osnovu vlastite spoznaje o suradniku koji se ocjenjuje, odstupiti od ocjene prvog ocjenjivača. Drugi ocjenjivač djeluje u tom slučaju kao Ťregulatorť i nadgledava odnos ocjenjivanja prvog ocjenjivača. Drugi ocjenjivač mora razmotriti ocjenjivanje, te na taj način dobiva pregled o kvaliteti dotičnog ocjenjivanja. Drugačiju ocjenu treba pismeno obrazložiti, a s prvim ocjenjivačem razmotriti ocjenjivanje s ciljem usklađivanja ocjene. U slučaju da ne dođe do usklađivanja ocjene, presudno je ocjenjivanje drugog ocjenjivača, ali i dalje u zajedničkog razgovoru sa prvim i drugim ocjenjivačem.

Pojedinosti ocjenjivanja uspjeha

Osnova
Prvi ocjenjivač uspoređuje uspjeh ocjenjivanog suradnika sa trženim uspjesima koji su navedeni u obrascu za ocjenjivanje i unosi ih u taj obrazac. Ako su se za vrijeme ocjenjivanja izvršavali značajni posebni zadaci (kao što su specijalni zadaci, sudjelovanje u komisijama, odborima, projektnim ili radnim grupama), treba ih navesti.

Obilježja uspjeha
Službeni uspjesi se trebaju usporediti s obilježjima uspjeha navedenima u traženom profilu koji se tada ocjenjuju. Ocjenjivanje uspjeha koja su drugačija od ocjenjivačkog stupnja C, koje provodi prvi ocjenjivač u obliku natuknica, moraju se obrazložiti. Te natuknice se ne odlažu u osobni spis. Služe isključivo kao pomoćna sredstva prvom ocjenjivaču. Pri završetku postupka ocjenjivanja se te natuknice poništavaju.

Skala ocjenjivanja
Pri ocjenjivanju uspjeha koristi se peterostupanjska skala ocjenjivanja. Značenja svakog stupnja su sljedeća:
– A: Službenik pokazuje uspjeh koji u izvanrednom obliku nadmašuje zahtjevima.
– B: Službenik pokazuje uspjeh koji nadmašuje zahtjevima.
– C: Službenik pokazuje uspjeh koji odgovara zahtjevima.
– D: Službenik pokazuje uspjeh koji s ograničenjem odgovora zahtjevima.
– E: Službenik pokazuje uspjeh koji ne odgovara zahtjevima.

Polastupanjska ocjenjivanja, te dodavanje vrijednosnih atributa nisu dopušteni.

Rezultati ocjenjivanja uspjeha
Ocjenjivanje uspjeha pokazuje raznoliku sliku službenog uspjeha. Ovo detaljno ocjenjivanje o uspjehu se mora sažeti u obliku teksta kao cjelokupnu procjenu i ocjeniti je sa slovom (od A do E).
Kod slova C se moraju navesti radni uspjesi koji u većini slučajeva i u većini radnih situacija u potpunosti odgovaraju traženom profilu tog radnog mjesta. Kod ove ocjene C obuhvaćene su i pojedinačne površne greške. Ocjenjivački stupanj C također obuhvaća uobičajene poteškoće koje se pojavljuju kod novih područja rada. Pojedine slabosti se izjednačuju sa drugim jakostima osobe, tako da suradnik u potpunosti može odgovarati postavljenim zahtjevima.

Procjena sposobnosti
Posebni značaj ima procjena sposobnosti koja ima funkciju za suradnike. Izjave o sposobnosti obuhvaćaju sposobnost i znanje koja nadmašuju trenutačno stanje traženog profila. Na taj način procjena o sposobnosti daje mogućnost da se svaki suradnik u profesionlanom smislu usavrši.

Komunikacija
Pojačana komunikacija između ocjenjivača i ocjenjene osobe (službenika) predstavlja bitnu promjenu u kulturi ocjenjivanja. Orijentacijski razgovori i redovni ocjenjivački razgovori koji su određeni vremenom i sadržajem, smanjuju opasnost za drugačijim ponašanjem.

Orijentacijiski razgovor
Konstruktivna suradnja između nadređenog i suradnika se potiće, ako postoji saznanje o zahtjevima koji se baziraju na traženom profilu. Za to služe orijentacijiski razgovori u kojima se prvi ocjenjivač i službenik dogovaraju o traženim zadacima. U takvim razgovorima se objašnjavaju obilježja traženog profila. Kod orijentacijskih razgovora se bilježe preuzeti zadaci, kao i promjene o zadanim zadacima.

Ocjenjivački razgovori
Ocjenjivački razgovori služe kao povratna informacija o procjeni kako prvom ocjenjivaču tako i službeniku. Njegova svrha je objasniti uspjeh koji odgovara traženom profilu. Pri tome se moraju uzeti u obzir faktori koji imaju utjecaj na određenom radnom mjestu.
Službenici i prvi ocjenjivači mogu bitne sadržaje pismeno zabilježiti i nisu ih dužni pokazati trećima. Ocjenjivački razgovori se provode po potrebi, ali najmanje svakih 24 mjeseca i četiri do šest tjedana prije početka redovonog službenog ocjenjivanja. Ocjenjivački razgovori se vode i kod službenka koji su navršili 50. godinu života.

Ocjenjivački obrazac za službenike vatrogasne postrojbe Köln
Vatrogasni službenici u Kölnu ocjenjivani su od 1987. uz pomoć općeg gradskog ocjenjivačkog obrasca za službenike. Taj formular obuhvaćao je sveukupno 25 kriterije, od ocjene 1 (neprihvatljivi uspjeh koji ne odgovara zahtjevu) do ocjene 7 (ocjena koja označava prekomjerni vrhunski uspjeh). S godinama je ovaj sistem (kao i svi ostali ocjenjivački sistemi) izgubio vjerodostojnost, tj. prosjek ocjena nije bila ocjena 4, već ocjena 5. Selektivnost između 5 i 6 se pokazala samo u pojedinim slučajevima. Od strane suradnika je uvijek nanovo bila izražena želja da se u obrazac za ocjenjivanje uvedu vatrogasni ocjenjivački kriteriji.

Razvoj jednog primjerka ocjenjivačkog obrasca vatrogasne postrojbe Köln
Godine 1998. sazvana je radna grupa pod vodstvom profesionalnih vatrogasaca u suradnji s požarnom direkcijom, pretpostavljenima vatrogasnih postrojbi i vijeća radnika. Ova grupa razvila je uz pomoć primjeraka svih njemačkih vatrogasnih postrojbi ne samo jedan novi specifični vatrogasni ocjenjivački obrazac, već i novi postupak ocjenjivanja koji je nakon suglasnost svih nazočnih uprava (Radnička uprava, Vijeće radnika) 1. ožujka 2000. uveden kao pokus na tri godine.

Bitni elementi ovog ocjenjivačkog postupka bili su:

Kriteriji ocjenjivanja:
– sveukupno 29, od toga osam za ocjenjivanje osobne kompetencije, osam za socijalnu kompetenciju, tri za stručnu kompetenciju, pet za kompetenciju djelovanja i pet za socijalnu kompetenciju;
– osam kriterija ocjenjivanja se dijele u podgrupe Ťvatrogasna postrojba/požarna direkcijať (znači na službu u pozadini ) i Ťintervencijať (znači intervencijsko djelovanje);
– specifični vatrogasni kriteriji ocjenjivanja bili su preuzimanje službe i vozila, pridržavanje interventno taktičkih osnovnih pravila/pravila o sprečavanju nesreće, briga za druge, spremnost za održavanje tjelesne sposobnosti.
Sistem ocjenjivanja:
– sistem školskih ocjena (najbolja ocjena 1, najlošija ocjena 6);
– pravilo prosječnog suradnika sa ocjenom Ťizmeđu 3 i 4ť;
– svakoj ocjeni slijedio je objašnjavajući tekst, npr. ŤDvojka za stručno usavršavanjeť, ŤNa osnovu ciljanog i uspješnog stručnog usavršavanja vlada dobrim znanjem.ť
Usporedba:
– Očekivalo se da svi suradnici iste grupe ili odjela (npr. svi glavni požarni majstori) pokazuju prosječno postignuće sa prosječnom ocjenom između 3 i 4.
– Na sastanku svih voditelja vatrogasnih odjela izvješene su ocjene (bez imena ocjenjene osobe), te je potom o njima razgovarano. Ako je došlo do značajnih odstupanja od očekivane ocjene, morale su biti obrazložene (npr. zašto je jedan vatrogasni odjel imao pola ocjene drugačiji prosjek od drugog vatrogasnog odjela iste vatrogasne postrojbe?). Na osnovu ove usporedbe su ocjenjivači mogli još jednom promijeniti svoje prijedloge za ocjenjivanje.
Postupak ocjenjivanja:
– Redovno ocjenjivanje se za svaku grupu provodilo na određeni dan.
– Ocjenjivač je bio izravni nadređeni. Kod vatrogasne postrojbe bio je to voditelj vatrogasnog odjela, a od njega se očekivalo da se zbog problematike rada u smjenama savjetuje sa svojim zamjenicima kao i sa stručnim predavačima spasilačke službe.
– Prijedlozi ocjenjivanja su se usporedili.
– Ocjenjivanje je izradio ocjenjivač i moralo je biti potpisano od strane svih upravnih voditelja. Nadređeni su imali mogućnost da ocjenjeni dokument sami sastave i na taj način sprečiti izravno ocjenjivanje drugih nadređenih.
– Nakon završetka ocjenjivanja slijedi ocjenjivački razgovor između ocjenjivača i ocjenjene osobe. Ocjenjena osoba ima pravo na žalbu.

Daljnji razvoj obrasca za ocjenjivanje vatrogasne postrojbe Köln
Do 1. ožujkim 2004. tekla je faza testiranja ovog primjerka za ocjenjivanje, zbog toga su do toga datuma trebale biti dodane sve promjene. Postavljena je nova radna grupa, slična onoj prvoj, koja je imala sljedeći zadatak:
– iznjeti svoja iskustva,
– napisati uputstvo za postupak ovog ocjenjivačkog postupka (priručnik),
– izraditi zaštićeni program za obradu i analizu podataka,
– provoditi školovanje suradnika (za suradnike ovog društva bio je to izazov, jer su javno morali zastupati svoja stajališta).

Radna grupa se sastojala od 8 suradnika (među njima 2 predstavnika Radničkog vijeća) koji su u 8 mjeseci izradili “novi” obrazac za ocjenjivanje za Köln. Prihvaćen je od strane Radničke uprave i Radničkog vijeća.

Kölnski obrazac za ocjenjivanje
Bitni elementi ocjenjivačkog obrasca su:

Kriteriji ocjenjivanja:
– sveukupno 21, od toga su 11 za ocjenjivanje osobne kompetencije, tri za ocjenjivanje stručne kompetencije, dva za ocjenjivanje voditeljske kompetencije i za voditeljske snage i pet za ocjenjivanje voditeljske kompetencije;
– šest kriterija se dijele u podgrupe Ťvatrogasne postrojbe/požarna direkcijeť (znači na Ťslužbu u pozadiniť; slika 4) i Ťintervencijať (znači intervencijsko djelovanje);
– specifični vatrogasni kriteriji su Ťspremnost za donošenje odluke za vrijeme intervencijeť, Ťpromišljenostť, Ťskrb za drugeť i Ťtjelesna sposobnost i uspjehť (bez dodjeljivanja ocjena, već upućivanje na sudjelovanje službenog športa, sposobnost po G26 i provedba dokazivanja učinka po FwDV7).
Sistem ocjenjivanja:
– Sistem školskih ocjena (najbolja ocjena je 1, najlošija je 5).
– Suradnici sa prosječnom ocjenom 5 nisu sposobni za svoje radno mjesto te moraju biti premješteni.
– Ocjena 3 pokazuje prosječnog suradnika.
– Svakoj ocjeni mora slijediti objašnjavajući tekst.
Usporedba:
– Očekuje se da se kod suradnika jedne iste grupe ili odjela (npr. kod glavnih majstora požara uključujući tri do četiri vatrogasne postojbe) pojavljuju barem ocjene od 1 do 4, a da je najviše zastupljena ocjena 3.
– Na sastanku svih voditelja vatrogasnih odjela izvjesuju se ocjene (bez imena ocjenjene osobe), te se potom o njima razgovara. Ako postoje zančajna odstupanja od očekivanih ocjena, morale su biti obrazložene (npr. Zašto je jedan vatrogasni odjel imao pola ocjene drugačiji prosjek od drugog vatrogasnog odjela iste vatrogasne postrojbe?). Na osnovu ove usporedbe su ocjenjivači mogli još jednom promijeniti svoje prijedloge za ocjenjivanje.
Postupak ocjenjivanja:
– Redovno se ocjenjivanje za svaku grupu provodi na određeni dan.
– Ocjenjivač je izravni nadređeni. Kod vatrogasne postrojbe je to voditelj
vatrogasnog odjela (u Kölu je to suradnik više vatrogasno-tehničke službe A10 ili A11), a od njega se očekivalo da se zbog problematike rada u smjenama savjetuje sa svojim zamjenicima kao i sa stručnim predavačima spasilačke službe.
– Prijedlozi ocjenjivanja se usporođuju.
– Ocjenjivač izrađuje ocjenjivanje, te je razmatra s ocjenjenom osobom koji u slučaju drugačijeg mišljenja ima pravo na žalbu.
– Ocjenjivanje koje je uzeto na znanje od ocjenjene osobe službenim se putem potpisuje od strane voditelja uprave. Mogućnost promjene više ne postoji.

Osnove ocjenjivačkog sustava na primjeru Savezne vatrogasne škole u Baden-Württembergu

U Baden-Württembergu postoji za savezne službenike jasno strukturiran sistem ocjenjivanja određen zakonom, propisima i upravnim pravilnicima. Taj sistem vrijedi za sva upravna područja, tako da su kriteriji uspjeha opisani s natuknicama “količina rada, način rada, kvaliteta rada, ponašanje pri vođenju”. Posebnosti za izobrazbu u vatrogasnim postrojbama nisu ovdje uzete u obzir (slika5).
Za Saveznu vatrogasnu školu je to bio povod da izradi detaljni opis kriterija uspjeha koji su potrebni u izobrazbi i školovanju. Istodobno je uveden opširan postupak ocjenjivanja, propisan zakonom. Za to se unutar škole izradio opis ocjenjivačkog sistema. Taj opis je danas temelj svih ocjenjivanja u Saveznoj vatrogasnoj školi u Baden-Württembergu. Opisana obilježja uspjeha su istodobno opisi “idealnog suradnika” pri Saveznoj vatrogasnoj školi.

Razumijevanje ocjenjivačkog sistema
Ocjenjivanje ne znači samo Ťdavanje bodovať ili Ťuskraćivanje bodovať, već stvaranje pretpostavke da se izradi jedno objektivno ocjenjivanje uspjeha koje će biti osnova za promjenu ponašanja. Pravedno ocjenjivanje se može izraditi samo ako je ocjenjenoj osobi poznato koje zadatke, s kojom kvalitetom i količinom poslodavac zahtjeva da ta osoba obavi očekivani zadatak. Sustav ocjenjivanja ima samo onda smisla, ako se vođenje i motivacija primjenjuju i razumiju kao razgovori sa suradnicima, dogovoranja o cilju i neprestanom upitu kod nadređenog. Sustav ocjenjivanje se ne smije započeti neposredno prije početka ocjenjivanja, već funkcionira kao važan instrument upravljanja.

Cilj ocjenjivanja nije stvaranje hijerarhije među suradnicima, već pravednu i objektivnu usporedbu između traženih zahtjeva koji su postavljeni od službene strane i uspjeha koje donose službene osobe. Ocjenjivanje je TREBA-/JE-USPOREDBA. Ono što TREBA se mora prije definirati, a norma za ocjenu se ne dobiva iz grupe (slika 6).

Svrha ocjenjivanja
Ocjenjivanje služi službi kao i ocjenjenoj osobi. Za svakog od njih je važno poznavati razloge i argumente zbog kojih se ocjenjuje. Važne točke su da služe:
a) za službu:
– za razmatranje ciljeva i potreba suradnika,
– kao intrument za planiranje osoblja, njihov razvoj i izbor,
– za transparentnost izbora uspjeha i ocjenjivanje uspjeha,
– za objektivnost postupaka ocjenjivanja (osiguranje pravne strukture),
– za izvršavanje promjena (promjene kadra, stručna i organizacijska promjena),
b) za ocjenjene osobe (suradnike):
– kao motivacija,
– za izjednačenje mogućnosti,
– kao poticaj ( izjednačenje slabosti, priprema za novo zaposlenje).

Faze ocjenjivanja
Sustav ocjenjivanja mora biti u skladu s kontinuiranim procesom njegova upravljanja.

Faza 1
Važno i nužno je da svaki ocjenjivač redovno (jednom godišnje) provodi razgovor sa suradnicima o ciljevima, te zajedno s njima postavlja zadatke i tražene zahtjeve.

Faza 2
Naravno da na tom mjestu mora uslijediti i neprestana kontrola, a suradnici kontinuirano moraju dobivati povratnu informaciju. Ocjenjivač uspoređuje dogovorene zahtjeve sa pokazanim uspjesima.
Pri tome vrijedi da se pozitivni upjesi priznaju, a na nedostatne uspjehe treba ukazati te tražiti mogućnosti kako će se ti nedostaci uz pomoć dodatne kvalifikacije i poticaja (npr. uz pomoć literature, usavršavanja) i bolje integracije u društvo postrojbe uskladiti.
Uz pomoć faze 2 dobiva se sigurna osnova za kasnije ocjenjivanje uspjeha.

Faza 3
Treća faza počinje kratko prije samog ocjenjivanja. Ona služi za izradu formalne, pismene ocjene i sastoje se od sljedećih koraka:
ˇ Razgovor s ispitivačem
Zajednički razgovor završnog ispitivača sa svim prethodnim ispitivačima o daljnjem postupku ocjenjivanja.
ˇ Osnovni razgovor
Prije nego što se sastavi ocjena, trebao bi se voditi razgovor s ocjenjenom osobom. Taj razgovor služi ocjenjivaču da izradi temelj za davanje ocjene, npr. rad i posebni uvjeti rada.
ˇ Predocjenjivanje
Ocjenjivači koji prethode završnom ocjenjivaču daju ocjenu po svojoj procjeni, koju dobiva završni ocjenjivač koji će ocjenu potvrditi ili je po svom shvaćanju promijeniti.
ˇ Dogovor s ocjenjivačem
U dogovoru s ocjenjivačem koji nakon toga slijedi, mogu se eventualne postojeće razlike između pojedinih ispitivača razjasniti.
ˇ Završno ocjenjivanje
Ocjenjivač objašnjava u završnom razgovoru rezultate s ocjenjenom osobom.

Ocjenjivanje

Dijelovi ocjenjivanja
Ocjenjivanje se sastoji od ocjene za uspjeh i od ocjene za sposobnost. Odlučujući bod pri ocjenjivanju daje ocjena koja proizlazi iz obilježja za uspjeh, a uspjeh je rezultat koji se odnosi na određeni zadatak. Obilježja koja se pri tome ocjenjuju su u svim državama jednaki ili slični, a to su količina rada, kvaliteta rada, način rada, uspjeh u vođenju posla tj. ponašanje za vrijeme vođenja intervencije.
Ocjena za sposobnost iskazuje sposobnosti kojima suradnik raspolaže. Međutim ne daje informaciju o tome, jesu li se te sposobnosti primjenjivale i za vrijeme obavljanja zadataka. Kod ocjene za uspjeh se ne mjeri sposobnost, već stvarno pokazani uspjeh.

Sadržaji ocjenjivanja
U svim primjerima za ocjenjivanje nisu navedena objašnjenja za gore navedena četiri obilježja o uspjehu. Kako se ocjenjuje količina rada? Kako se razlikuje količina rada od kvalitete rada? Ova pitanja već godinama muče ocjenjivače. Postoji sumnja da se ocjenjivanje provodi, ali da ni sami ocjenjivači često ne razumiju sadržaj ocjenjivanja.

Tako su suradnici Državne vatrogasne škole zajednički izradili objašnjenje o četiri gore navedenim obilježjima o uspjehu. Obilježja o uspjehu su opisani odvojeno za Ťnamještenike s ulogom voditeljať (tekst 5) i za Ťnamještenike bez uloge voditeljať. Pri tome je značajno mjesto dobilo i djelovanje u izobrazbi. Za namještenike u intervenciji mora biti prikazan opis obilježja o uspjehu.
Pri ocjenjivanju se obilježja o uspjehu moraju različito mjeriti i moraju se primjenjivati prema različitim odgovarajućim stupnjevima teškoće zadataka. Detaljno priloženi opis obilježja o uspjehu pokazuje idealnu sliku suradnika Državne vatrogasne škole. Ocjenjivaču ne služi samo kao orijentacija za ocjenjivanje, već daje suradnicima podatke o tome što se u svakodnevnom radu od njega očekuje.

Opis obilježja o uspjehu za namještenike s ulogom voditelja u Državnoj vatrogasnoj školi u Baden-Württenbergu

Količina rada
– izvršavanje rutinskih zadataka unutar određenog vremena
– obavljanje posebnih zadataka po terminu (npr.: zauzimanje stava kod Ministarstva unutarnjih poslova; davanje informacija vatrogasnim postrojbama; suradnja u odborima)
– spremnost i učestalost kod preuzimanja poslova izvan radnog vremena
– preuzimanje poslova zamjene

Kvaliteta rada
– propisna i zakonska konformnost (uočiti i iskoristiti mogućnosti prosuđivanja, a da se pri tome paze i poznavaju zakonske i upravne propise)
– opširna izrada i konzekventni završetak poslova (pri odlučivanju pokazati cjelokupno raspoloživo znanje; poslove konzekventno obavljati i završavati)
– praktična pravednost (sastaviti rezultate tako da se direktno mogu sprovesti; staviti se u situaciju problema i okvirnih uvjeta partnera)
– kvalitetnost pismenih rezultata (ispravno birati oblik i strukturu [znak spisa, odluka, predmet, odnos, osnova, uvod-rezultati-objašnjenje]; upotreba dobrog njemačkog jezika; rezultate predstaviti na jednostavan i opće razumljiv način bez da primalac mora tražiti druga objašnjenja; odluke treba objasniti; izbjegavati pouke)
– kvaliteta verbalnih rezultata (jasno i kratko predstaviti rezultate; upotrijebiti medijske prezentacijske tehnike te nastupati uvjerljivo)
– uvažavanje aktualnog stanja stručnog znanja (poslovne rezultate predstaviti na temelju struke; pri tome paziti na najnovije rezultate te se neprestano prilagoditi nastavi)
– uvažavanje aktualno društvenih, vladinih, političkih i vatrogasnih-Ťpolitičkihť pozicija (informirati se i analizirati aktualni razvoj dnevnih novina; aktivno sudjelovati u razgovorima i raspravama; koristiti stručni tisak; tražiti i koristiti mogućnosti informacija izvan i unutar Državne vatrogasne škole)
– kontinuiranost kvalitete rada
– planiranje nastave (uvažavati metodiku i didaktiku u odnosu prema sadržaju i cilju; omogućiti prijenos i upotrebu već pripremljenog gradiva za druge suradnike; uvažavati korelaciju prema drugim nastavnim jedinicama unutar istog tečaja i prema drugim stručnim područjima)
– struktura nastavne jedinice ( nastavu izgraditi logično i smisleno; podijeliti u pregledne korake rada; uspostaviti fleksibilnost prema neočekivanim događajima; pobuditi problemsku svijest)
– jezično savladavanje nastave (brzina govora, glasnoću i modulaciju prilagoditi nastavnoj situaciji; razgovarati razumljivo; odabir rječnika prilagoditi ciljanoj grupi)
– zornost nastave (upotrebljavati medije ravnomjerno prema ciljanoj grupi i prema sadržaju)
– rezultati nastavne jedinice (sastaviti uspjeh o učenju ravnomjerno prema ciljanoj grupi i prema sadržaju)

Način rada
– svrhovitost (kritično provjeriti preuzimanje novih zadataka; iskoristiti suvremena komunikacijska sredstva; provjeriti stupanj kvalitete rada u odnosu na potrebu i nužnost; njegovati suradnju s drugim upravama; upotrijebiti postojeća saznanja i propise; sastaviti osobni spis)
– ekonomičnost (prepoznati važnost troškova; težiti za višenamjensku upotrebu postojećih naprava; analizirati trošak rada; poboljšati odnos troška i učinka, posebno provjeriti nabavu, učestalost korištenja i ekonomske alternative [trenutačno stanje tehnike, mogući daljnji razvoj, uslužnost itd.]; uskladiti vrijeme, osoblje i sredstva intervencije; provjeriti mogućnost višestruke upotrebe radnih rezultata; dokumentirati radne rezultate zbog kasnije ponovne upotrebe; javna dostupnost radnih rezultata zbog uvijek ponovne ili opće zainteresiranosti, prakticirati štedljiv i ekološko zaštitni odnos prirodnih sredstava)
– samostalnost (samostalno donošenje odluka u okviru dodijeljene kompetentnosti; pripremiti rezultate za sastanke)
– kolegijalna suradnja (priznavati i podržavati zadatke i ciljeve drugih kolega, nadređenih, odjela ili stručnih područja; u razgovoru za drugoga pokazati razumijevanje i saslušati ga; u slučaju postojećih konflikata između kolega apelirati na razumijevanje; davanje informacija drugima; spremnost da se od drugih u Ťhitnim slučajevimať preuzmu zadaci)
– uljudno ponašanje (kontakti na osnovu informiranja, sastaviti partnersko i kooperativno savjetovanje i saslušavanje, ali pri tome i pokazati granice mogućnosti; odnositi se prema sudionicima škole partnerski i ljubazno, ali pri tome i uputiti na granice u smislu obzirnosti prema drugim sudionicima [Pravilnik o školi] te čuvati doličnu distancu; ne pokazivati nikakva – niti Ťšaljiveť – ozloglašene izjave; prihvatiti prijedloge o poboljšanju)
– spremnost za novosti (unijeti novosti u radne rezultate; u radnom postupku primijeniti tehniku s novim idejama; ne odmah tražiti ono Ťnegativnoť u razgovoru s drugima, već uvijek preuzeti i razvijati pozitivnost)
– osnovne i sporedne vrline (kod sudionika i suradnika pokazati točnost u vremenu; neprestano dokazivati pouzdanost tako da se ispunjavaju dogovori; paziti na čistoću i ispravnost odjeće, osobe i radnog mjesta; održati tjelesnu kondiciju)
– oblikovanje osobnog razvitka (preuzeti nove zadatke; prisvojiti nova znanja npr. na osnovu literature; poticati sadržajna usavršavanja; izvan službe koristiti mogućnosti za osobni razvitak)
– zauzimati se za odgovorna područja (pokazati identičnost s odjelom; zastupati odluke; preuzeti odgovornost)
– zalaganje i fleksibilnost (unositi nove ideje i biti spreman za suradnju i njihovu realizaciju; biti spreman za spontani rad; dokazati sposobnost za promjenu kriterija odlučivanja i djelovanja, npr. brza spoznaja i primjena promijenjenih pravila za savladavanje rada)
– lojalnost prema Državnoj vatrogasnoj školi

Uspjeh vođenja i uspjeh ponašanja
– spoznati funkciju menedžmenta (Ťpostaviti, planirati, odlučivati, nadgledavati ciljeveť; provjeravati rezultate na osnovu nasumičnog provjeravanja ili ciljano na osnovu konkretnih činjenica; zajednički analizirati odstupanja; o greškama odmah i otvoreno razgovarati; hvaliti stručno i ispravno ponašanje; davati povratne informacije o uspješno postignutim ciljevima s naputkom o značaju i uspjehu; pri nadgledavanju pridavati vrijednost na povjerenje: u praksi nadgledavanja se pokazalo, koju sliku pokazuje voditelj i je li se u takvoj organizaciji kultura vođenja sagradila na povjerenju ili nepovjerenju)
– informacija i komunikacija (informirati suradnike i nadređene)
– svrsishodno zalaganje suradnika (uočavati sposobnosti suradnika; optimirati broj suradnika u intervenciji; ne davati duple naloge)
– motivirati (oduševljavati suradnike da u okviru zadanih ciljeva djeluju s vlastitom odgovornošću)
– delegirati (provjeravati zadatke; u okviru zadane odgovornosti dozvoljavati vlastitu odgovornost; prenositi dozvolu za djelovanjem i odlučivanjem prema odgovarajućim sposobnostima i znanjem)
– poticanje suradnika (poticati na samostalno učenje; predlagati osobe za usavršavanje; zadavati posebne zadatke; ocjenjivati sposobnost i razvijati predodžbu o upotrebi, odnosno mijenjati način rada; dovoditi do kvalificiranih zadataka (poticati = tražiti)
– kooperativno ponašanje pri vođenju (suradnike i sudionike u nastavi podržavati i upućivati ih; pokazati spremnost i sposobnost da se poslovno i privatno mogu ispričati; postojeće nesuglasice smirivati, a ne još Ťstaviti kap u vruće uljeť; eventualno poticati na razgovor te ga voditi; u osobnom razgovoru ne pokazivati hijerarhijsku razliku)
– savladavati tehniku razgovora
– funkcija uzora (vlastito ponašanje orijentirati uvijek na željenom ponašanju suradnika i sudionika u nastavi = “biti” bolji; ne iskorištavati privilegije; primjereno savladavati konfliktne situacije u nastavi)
– poticanje sudionika u nastavi (podržavati i oblikovati socijalnu aktivnost nastave; aktivirati “nepažljive” sudionike; poticati Ťslabijeť sudionike; poticati tiho razmišljanje [npr. primjenjivati svjesno mijenjanje između tišine/prisebnosti i vanjske aktivnosti])
– nastavne metode (primjenjivati nastavne metode koje su namijenjene određenoj ciljanoj grupi i sadržaju; varirati i sa smislom oblikovati prijelaze; podržavati samostalnost i kreativnost sudionika u nastavi)
– razgovor u nastavi (prilagoditi oblik razgovora sudionicima i ciljevima; neprestano poticati aktivnost sudionika, a sebe staviti u pozadinu)